Päätöksenteko
Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia asukashallinnon kokouksessa ovat 18 vuotta täyttäneet asumisoikeuden haltijat. Asumisoikeusyhteisö ei ole äänioikeutettu eikä vaalikelpoinen, vaikka sillä olisi välittömässä hallinnassaan huoneisto talossa. Vuokralaisilla on oikeus osallistua asukashallintoon, mutta ei äänioikeutta eikä vaalikelpoisuutta. Samaan toimielimeen ei saa valita useampia kuin yhden henkilön kustakin huoneistosta (48 §).
Asumisoikeuden haltijat ovat maksaneet asumisoikeusmaksun, joten on perusteltua, että heillä on myös vaikuttamismahdollisuus. Jokainen asumisoikeuden haltija on äänioikeutettu riippumatta siitä, hallitsevatko asumisoikeutta yksin vai yhdessä useamman henkilön kanssa. Yhteishaltijat eivät jaa ääntä, vaan jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.
Äänioikeuden ja vaalikelpoisuuden osalta asumisoikeuden haltijaan rinnastetaan myös hänen kanssaan samassa taloudessa asuva avio- tai avopuoliso. Rinnastus on perusteltua, sillä puolisot vastaavat yhteisvastuullisesti asumisoikeussopimuksesta johtuvista velvollisuuksista. Asumisoikeuden haltija voi antaa vapaamuotoisen valtakirjan samassa taloudessa asuvalle avio- tai avopuolisolleen.
Vapaamuotoisessa valtakirjassa pitää olla
riittävät tiedot valtuuttajan ja valtuutetun tai valtuutettujen yksilöimiseksi
tieto siitä, mitä asioita valtuutus koskee
tieto siitä, saako valtuutetulle antaa asioiden hoitamiseksi salassa pidettäviä tietoja valtuuttajasta
voimassaoloaika (toistaiseksi tai määräajan)
valtuuttajan allekirjoitus, nimenselvennys ja päiväys.
Asumisoikeusyhteisö voi myös laatia asukkaiden käyttöön valtakirjapohjan.
Sen sijaan muilla asumisoikeuden haltijan kanssa samassa taloudessa asuvilla tai vuokralaisilla ei ole vaalikelpoisuutta tai äänioikeutta, eivätkä he siis myöskään voi asettua ehdokkaaksi yhtiön hallitukseen tai tulla valituksi yhteistyöelimen jäseneksi. Heillä on kuitenkin oikeus osallistua kokouksiin ja asukashallintoon. He voivat myös toimia asukaskokouksen tai asukastoimikunnan sihteerinä, pöytäkirjan tarkastajana ja/tai äänten laskijana, mutta eivät puheenjohtajana.
Yhteisön edustaja, kuten esimerkiksi isännöitsijä voi myös toimia kokouksen sihteerinä ja/tai puheenjohtajana, jos asukkaat niin haluavat tai eivät ole kiinnostuneita tehtävistä. On kuitenkin huomioitava, että yhteisön edustaja ei ole vaalikelpoinen ja äänioikeutettu. Yhteisön edustajan toimiessa puheenjohtajana ja mielipiteiden mennessä tasan, ei puheenjohtajan mielipiteellä ole vaikutusta päätöksenteossa. Edellä mainitussa tapauksessa menettelytapa tulee sopia kokouksessa.
Mikäli yhteisön edustaja, esimerkiksi isännöitsijä, ei pääse osallistumaan asukaskokoukseen toteamaan asumisoikeuden haltijoita, tulee kokouksen valita esimerkiksi asukastoimikunnan puheenjohtaja tai muu asumisoikeuden haltija tehtävään. Henkilötietojen käsittelyssä sovelletaan tietosuojalakia.
Vaali
Asukashallinnon kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Äänten mennessä tasan, ratkaisee vaalissa arpa ja muutoin se mielipide, jota puheenjohtaja on kannattanut. Kokous voi kuitenkin päättää, että määrättyä asiaa koskeva päätös on tehtävä yksimielisesti, määräenemmistöllä tai siten, että kaikki äänioikeutetut kannattavat sitä. Vaali voidaan toimittaa myös muuta vaalitapaa noudattaen (49 §).
Vaali voidaan päättää toimittaa myös muulla vaalitavalla kuin kokouksessa, esimerkiksi digitaalisesti, erillisessä äänestystilaisuudessa tai postitse. Vaalin toimittaminen digitaalisesti on helppoa ja kustannustehokasta, mutta yhdenvertaisuuden vuoksi olisi mahdollistettava myös toissijainen äänestystapa esimerkiksi postitse.
Pöytäkirjat ja tiedottaminen
Asumisoikeuslaissa ei ole säädäntöä asukashallinnosta pidettävistä pöytäkirjoista. Pöytäkirjojen laadinnassa voidaan soveltuvin osin käyttää yhdistyslain säännöksiä. Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä ja käsitellyistä asioista laaditaan pöytäkirja, jonka kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa.
Päätösvaltaa voidaan käyttää myös ilman kokousta erillisissä äänestystilaisuuksissa, postitse tai digitaalisesti. Tällöin puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että päätöksentekomenettelystä, äänten laskennasta ja äänestystuloksesta sekä tehdystä päätöksestä laaditaan päivätty ja puheenjohtajan allekirjoittama pöytäkirja. Hyvään hallintotapaan kuuluu, että asukastoimikunta toimittaa allekirjoitetun pöytäkirjan asumisoikeusyhteisölle tiedoksi.
Päätöksistä ja asukastoiminnasta muutoinkin tulisi tiedottaa niin, että tieto tavoittaa kaikki asukkaat. Tiedottamisen tavat tulisi sopia asukashallinnon kokouksissa.
Asukashallintoon liittyvistä virheistä ja laiminlyönneistä voi kannella Aralle. Kahta vuotta vanhemmasta asiasta tehtyä kantelua ei tutkita, ellei siihen ole erityistä syytä. Ara suosittelee säilyttämään asukashallintoon liittyvät pöytäkirjat vähintään viisi vuotta. Pöytäkirjojen säilyttämisvastuusta, -tavasta ja -paikasta on hyvä sopia asukashallinnon ja yhteisön kanssa sekä tiedottaa asukkaille, mistä pöytäkirjat tarvittaessa löytyvät.