Beslutsfattande
Röstberättigade och valbara vid boendeförvaltningens möten är bostadsrättshavare som fyllt 18 år. En bostadsrättsförening är inte röstberättigad eller valbar även om den har en lägenhet i huset. Hyresgästerna har rätt att delta i boendeförvaltningen, men har inte rösträtt eller är valbara. Fler än en person från varje lägenhet får inte väljas till samma organ (48 §).
Bostadsrättshavarna har betalat bostadsrättsavgiften, så det är motiverat att de också har möjlighet att påverka. Varje bostadsrättshavare är röstberättigad oberoende om bostadsrätten innehas ensam eller tillsammans med flera personer. De gemensamma bostadsrättshavarna delar inte rösterna, utan varje röstberättigad har en röst.
De som bor i samma hushåll som bostadsrättshavaren eller hyresgästen har rätt att delta i samma möten och boendeförvaltningen, men de är inte valbara och röstberättigade. De kan också fungera som sekreterare, protokolljusterare och/eller rösträknare för boendestämman eller boendekommittén, men inte som ordförande. Om åsikterna faller lika i beslutsfattandet avgör ordförandens röst. En person som bor i samma hushåll eller en hyresgäst kan inte ställa upp som kandidat i bolagets styrelse eller bli vald till medlem i samarbetsorganet. De kan dock verka i boendekommittén utan rösträtt, om boendestämman beslutar det.
En representant från föreningen, till exempel disponenten, kan också fungera som sekreterare för mötet och/eller ordförande om de boende så önskar eller inte är intresserade av de uppgifterna. Observera dock att en representant från föreningen inte är valbar och röstberättigad. När en representant från föreningen är ordförande och åsikterna faller lika påverkar ordförandens åsikt inte beslutsfattandet. I ovan nämnda fall ska förfarandet avtalas vid mötet.
Om föreningens representant, till exempel disponenten, inte kan delta i boendestämman enligt bostadsrättshavarna ska mötet välja till exempel boendekommitténs ordförande eller någon annan bostadsrättshavare till uppgiften. Dataskyddslagen tillämpas vid behandlingen av personuppgifter.
Val
Den åsikt som rösterna vid stämman har omfattat gäller som beslut vid boendeförvaltningens möte. Faller rösterna lika, avgörs ärendet enligt lotten och i övrigt enligt den åsikt som ordföranden har biträtt. Man kan dock besluta att ett beslut ska fattas enhälligt på mötet i ett visst ärende med majoritet eller så att samtliga röstberättigade understöder beslutet. Valet kan också förrättas med iakttagande av något annat valsätt (49 §).
Man kan också besluta att valet förrättas på något annat sätt än vid ett möte, till exempel digitalt, vid ett separat röstningstillfälle eller per post. Den är enkelt och kostnadseffektivt att förrätta valet digitalt, men för jämlikhetens skull bör även ett sekundärt röstningssätt möjliggöras, till exempel per post.
Protokoll och information
I bostadsrättslagen finns inga bestämmelser om protokoll över boendeförvaltningen. Vid upprättandet av protokollen kan en del av bestämmelserna i föreningslagen tillämpas. Ordförande för mötet ska se till att det upprättas ett protokoll över de beslut som fattas och de ärenden som behandlas vid mötet och som undertecknas av ordföranden.
Beslutanderätten kan också användas utan möte vid särskilda röstningstillfällen, per post eller digitalt. Ordföranden ska då se till att ett daterat och av ordföranden undertecknad protokoll upprättas över beslutsförfarandet, rösträkningen och röstningsresultatet samt beslutet. Till god förvaltningssed hör att boendekommittén skickar det undertecknade protokollet till bostadsrättsföreningen för kännedom.
Man bör även i övrigt informera om beslut och boendeverksamhet så att informationen når alla boende. Sätten att informera bör avtalas vid boendeförvaltningens möten.
Klagomål om fel och försummelser i boendeförvaltningen kan anföras hos ARA. Ett klagomål i ett ärende som är äldre än två år undersöks inte om det inte finns särskilda skäl till det. ARA rekommenderar att protokollen om boendeförvaltningen förvaras i minst fem år. Det är bra att boendeförvaltningen och föreningen kommer överens om ansvaret, sättet och platsen för förvaringen av protokollen samt att de informerar de boende om var protokollen finns vid behov.